Come scrivere un’email di lavoro efficace: guida completa

Quando si tratta di comunicare in ambiente professionale, saper scrivere un’email di lavoro efficace è fondamentale. Un’email ben scritta può fare la differenza tra una comunicazione chiara e professionale e un messaggio confuso o poco professionale, che viene scartato perché troppo ingenuo o inopportuno. In questo articolo, ti forniremo una guida pratica su come scrivere un’email di lavoro di successo, per presentarti al meglio all’azienda dove desideri lavorare e curare le relazioni con i clienti che gestisci.

1. Scegli un oggetto chiaro e sintetico

L’oggetto dell’email è la tua prima occasione per catturare l’attenzione del destinatario. Assicurati che sia chiaro e conciso, riflettendo l’argomento principale dell’email. Utilizza parole chiave rilevanti per il tuo messaggio e cerca di attirare l’attenzione del destinatario. Ad esempio, invece di scrivere “Richiesta informazioni”, puoi scrivere “Richiesta informazioni sulla posizione di [Nome della posizione]”. Se si tratta di un’email di lavoro interna all’azienda, scrivi in modo stringato il concetto chiave, evitando frasi a effetto stile “newsletter” promozionale. Sii conciso e diretto, mettendo sempre in fondo all’email il nome dell’azienda del cliente, così da facilitare la gestione dei flussi di email aziendali.
Alcuni esempi di oggetti per email di lavoro ai clienti:

1. Riepilogo allineamento 06/10/23 | Jimmy Sport
2. Richiesta documenti | Fratelli Arredamento

Inviare un’email senza oggetto non è mai una buona idea. Oltre a indicare una certa trascuratezza, tieni a mente che molti destinatari hanno pochissimo tempo a disposizione e spesso un’email ben scritta potrebbe essere ignorata solo a causa dell’assenza dell’oggetto.

2. Saluto iniziale personalizzato

Inizia l’email con un saluto formale e personalizzato. Utilizza il nome corretto del destinatario e, se lo conosci e il tono lo richiede, includi il loro titolo o ruolo. Questo mostra rispetto e attenzione ai dettagli. Se non conosci il nome del destinatario, puoi utilizzare un saluto generico come “Salve” o “Alla Cortese Attenzione del Responsabile …”.
Il saluto può essere più o meno formale a seconda del contesto. Se stai scrivendo un’email per trovare lavoro, mantieni un tono formale e rivolgiti all’interlocutore dandogli del “lei”, a meno fino a che non sarà lui a rivolgersi a te in modo più informale.
Se stai scrivendo a clienti con cui già collabori, mantieni il tono richiesto dalle direttive aziendali interne.

3. Introduzione chiara ed esaustiva

Se stai scrivendo a un destinatario per la prima volta, all’inizio dell’email, presentati in modo chiaro e conciso. Spiega chi sei e la tua posizione o ruolo, se pertinente. Includi una breve introduzione che catturi l’attenzione del lettore e fornisci un contesto sull’obiettivo del tuo messaggio. Ad esempio, puoi scrivere: “Mi chiamo [Il tuo nome] e sono un [La tua posizione/ruolo] presso [Il nome dell’azienda]. Sto scrivendo per discutere [Motivo dell’email]”. Se non hai esperienze di lavoro pregresse, scrivi il tuo titolo di studio (se richiesto), o vai direttamente ai tuoi punti di forza. Sii sincero, pratico e sintetico, nessuno ha voglia di leggere una serie di auto-lodi non supportate dai fatti.

4. Struttura il corpo dell’email in paragrafi chiari e concisi

Il corpo dell’email è la parte principale del tuo messaggio. Organizzalo in paragrafi brevi e chiari per facilitarne la lettura. Sii conciso ed esprime le tue idee in modo diretto. Utilizza frasi ben strutturate e evita l’uso di gergo o linguaggio informale. Puoi anche utilizzare i grassetti
Da evitare:

• l’uso di diversi font o font creativi poco leggibili, meglio optare per il classico Arial;
• l’uso dei colori diversi dal nero;
• l’uso di FRASI IN MAIUSCOLO che, nel linguaggio scritto, equivalgono a rivolgersi urlando all’interlocutore
• l’uso di puntini di sospensione
• l’uso di linguaggio retorico ed enfatico, stile arringa da tribunale

Sii oggettivo e schematico, organizzando le informazioni in modo logico e sequenziale.

5. Metti in copia tutti gli interlocutori necessari

Il momento di inserire il destinatario è fondamentale, per questo devi assicurarti di curarlo con la dovuta attenzione.
Nell’email il destinatario principale viene messo nella sezione “A:”.
Oltre a questa, puoi inserire un “CC”, ossia un destinatario per conoscenza, che legge in copia l’email per rimanere informato.
Se desideri inviare l’email a un destinatario per conoscenza, senza che il destinatario principale lo sappia, puoi inserirlo nel campo “CCN”, dedicato al destinatario per conoscenza nascosto.

6. Rispondi in modo completo alle domande e alle richieste

Se stai rispondendo a un’email precedente o a un’offerta di lavoro, assicurati di inserire nella tua email di risposta tutte le informazioni richieste. Rispondi alle domande in modo diretto e conciso, senza aggiungere elementi non richiesti solo per “allungare il brodo”.
Evita risposte vaghe o incomplete che potrebbero generare confusione e non eludere le domande solo perché “scomode”. Sii professionale e cortese nelle tue risposte, dimostrando interesse e attenzione verso le richieste del destinatario.

7. Conclusione

Concludi l’email in modo cortese e professionale. Ringrazia il destinatario per il suo tempo e la sua attenzione. Puoi anche includere una call-to-action, invitando il destinatario a intraprendere una specifica azione. Ad esempio, puoi scrivere: “Sono disponibile per un incontro o una chiamata telefonica per discutere ulteriormente su questo argomento. Attendo sue riguardo al giorno e orario più congeniale.”

8. Saluti finali e firma

Concludi l’email con un saluto adeguato, come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”. Assicurati di includere la tua firma professionale che comprenda il tuo nome completo, la tua posizione o ruolo, e le tue informazioni di contatto, come il numero di telefono e l’indirizzo email. Questo offre al destinatario la possibilità di contattarti facilmente in caso di ulteriori domande o necessità.
I programmi di invio posta consentono di impostare una firma precompilata, che viene inviata in automatico in calce a ogni email. Per questo, impiega un po’ di tempo a impostare la tua firma su Gmail o altre caselle di posta, così da ritrovarla già pronta a ogni invio.

9. Revisione e proofreading

Prima di inviare l’email, è fondamentale rileggere attentamente il tuo messaggio per correggere eventuali errori di grammatica, ortografia o punteggiatura. Assicurati che l’email sia coerente e chiara, e che rispetti le regole di comunicazione professionale. Fai attenzione ai dettagli e assicurati che tutti i link o allegati siano corretti e funzionanti.
In questa fase, assicurati di aver inserito tutti i necessari allegati che vuoi inviare nell’email di lavoro.

10. Segui le linee guida aziendali

Ogni azienda può avere linee guida specifiche per la scrittura delle email. Assicurati di tenerle presenti e di adattare il tuo stile di scrittura di conseguenza. Se l’azienda ha indicazioni riguardo all’utilizzo di firme specifiche, formattazione o template, rispetta tali direttive.

Scrivere un’email di lavoro efficace richiede pratica e attenzione ai dettagli. Seguendo queste semplici linee guida, sarai in grado di creare email professionali, chiare e che centrano l’obiettivo.